后勤基建字〔2015〕3号
后勤基建处关于规范文件管理的暂行规定
各部门：
为进一步加强和规范后勤基建处文件管理工作，提高工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《工业和信息化部机关文件处理办法》（工信厅办〔2013〕155号）、《哈尔滨工程大学公文处理办法》（校党政办字〔2014〕3号）等有关规定，结合工作实际，制定《后勤基建处关于规范文件管理的暂行规定》。
一、文件类别
（一）外来文件：主要指来自中共中央、国务院、工业和信息化部、教育部、国家国防科技工业局、黑龙江省委省政府各部门、哈尔滨市委市政府各部门、校发各类文件、校内各处级单位相关文件等。
（二）后勤基建处主办文件：包括校后勤基建字文件、后勤基建字文件和后勤基建函字文件等。
（三）基建档案：包括新建工程和维修改造工程（年度维修计划和临时立项等）基建档案。
（四）校内签报文件：包括后勤基建处牵头主办的签报文件和其它单位牵头主办签转到后勤基建处的签报文件。
（五）其他文件
1.房产管理办公室受理的教职工个人信访件及保存的教职工个人房产档案；
2.前期管理办公室向政府部门递交的加盖校印或后勤基建处公章的说明、请示、报告等；
3.技术管理办公室与设计院、施工单位间往来的加盖后勤基建处公章的技术联系单、设计变更等文件；
4.项目主管部门接收的施工单位的申请、说明以及发出的加盖处公章的通知、通报等文件；
5.其它部门发出的加盖后勤基建处公章的文件。
二、文件处理及归档
（一）外来文件
1.由综合管理办公室负责，将上级主管部门和学校的有关文件送处领导传阅，并做好阅读记录。为提高文件的传阅效率，传阅文件在各位处领导的停留时间不得超过一天。
2.由各收文办公室自行做好文件往来登记，定期将文件及文件清单电子版交综合管理办公室存档备查。原则上递交文件及文件清单电子版清单频次为三个月一次。
3.涉密外来文件管理按照学校相关规定执行。
（二）后勤基建处主办文件
后勤基建处主办文件，需填写《行文审批单》履行审批手续后再行印发，要求同时提交文件电子版。校后勤基建字文件留三份原件，后勤基建字文件、后勤基建函字文件出文后留两份原件，由综合管理办公室指派专人进行整理并归档到学校档案馆。
（三）基建档案
由综合管理办公室根据《哈尔滨工程大学基本建设档案管理办法》实施管理，指派专人进行整理并归档到学校档案馆。
（四）校内签报文件
1.后勤基建处牵头主办的签报文件，由经办人履行用印手续时，将复印件留存到综合管理办公室，并及时进行跟踪督办。综合管理办公室专人负责对校内签报登记、编号，并对已办结的签报文件定期进行整理并视重要程度做处内归档或归档到学校档案馆。
2.处内人员接收到其它单位发起签转到后勤基建处的签报文件应将原件交综合管理办公室，经办人留复印件，如报账等事项需原件时到综合管理办公室取件并做好登记；综合管理办公室专人负责对校内签报登记、编号，定期进行整理并视重要程度做处内归档或归档到学校档案馆。
（五）其它文件
1.所有涉及各办专业性的文件及档案由负责办公室自行登记，定期将文件清单交综合管理办公室存档备查。原则上递交文件清单频次为三个月一次。
2.所有加盖哈尔滨工程大学校印和后勤基建处公章，并向各部门发送的文件，均需在盖章的同时留复印件，用印登记和所报文件同步编号，以便备查。
三、文件管理工作要求
（一）工作人员要严格遵守国家有关档案管理和保密工作的规定，认真爱护档案资料，切实保护档案资料，做到不遗失、不泄密。
（二）各办公室业务范围内所形成的各类文件及有关资料的立卷归档工作均应明确列入各办公室岗位职责中，落实到人。各办公室高级主管对本办公室文件资料的完整、齐全负责，并指定专人负责文件的登记整理。
本规定自发布之日起执行。
后勤基建处
